Machineleverancier gezocht

 

downloaden als pdf bestand

inleiding

Het Circular Coffee Collective is op zoek naar een nieuwe partner op het gebied van semi- en volautomatische koffiemachines. 

Het project is begin dit jaar gestart met als doel de koffie keten eerlijker, transparanter, circulairder en socialer te maken. Partners die dezelfde insteek hebben zijn al aangesloten of sluiten zich aan. Het collectief heeft een groot netwerk en zal zich richten op de gehele koffieketen en heeft grote ambities om de komende jaren te groeien, met name op de kantorenmarkt.

We zijn trots en overtuigd dat dit koffieconcept een toegevoegde waarde heeft op zowel sociaal als op circulair gebied en kunnen hier snel stappen in maken omdat de gehele keten inzichtelijk en transparant is en we met zeer gemotiveerde partijen werken. Zo helpen wij de boeren om ecologisch verantwoord te verbouwen, ondersteunen wij mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt en hergebruiken wij zoveel mogelijk van de restproducten uit en in de keten.  

doel

Om dit collectief te versterken zoeken wij een machineleverancier die zich wil aansluiten. Een leverancier die zich kan vinden in het doel van ons collectief, die hieraan wil en kan bijdragen door bijvoorbeeld inzicht te geven in zijn keten en kan bijdragen aan het duurzaam inzetten van de machines. Een kopje koffie eindigt in veel gevallen bij een machine op kantoor, op het station of in de bieb. Door samen met de eindklant een verduurzamingstraject in te zetten (op zowel sociaal als ecologisch gebied) kunnen wij stapsgewijs, maar binnen een behoorlijk vlot tempo, de keten verbeteren. 

Wij vragen onderhands een aantal partijen om een voorstel te schrijven. In dit voorstel vragen wij een aantal aspecten uit te lichten, om daarna tijdens de individuele gesprekken er uit te komen. Naast de prijs, kwaliteit en tijdigheid zijn wij uiteraard geinteresseerd in de sociale en duurzame aspecten of doelen. Dit hoeft nog niet allemaal gerealiseerd te zijn maar is een belangrijk punt om naar toe te werken.

Wie wij zoeken

Wij zoeken een leverancier die met ons wil groeien, als partner in gelijkwaardigheid en openheid. Een partij die bij wil dragen aan een socialere en circulairdere keten en dit met ons wil uitdragen in zijn netwerk. Een partij die de toegevoegde waarde ziet van een dergelijk collectief, waarbij niet alleen de leveranciersrol wordt vervuld, maar dit ook als “selling point” binnen het eigen netwerk gebruikt kan worden. Een partij die met het collectief op de lange termijn grote impact wil maken en snel kan starten. 

In het collectief zoeken wij een leverancier die de gehele productrange kan aanbieden. Van koop en lease, tot goedkoop en duur en met verschillende mogelijkheden wat betreft aantal molen, betaalmogelijkheden en melkkoeling. 

Naast deze functionele eisen zoeken wij vooral like-minded mensen die mee willen denken en helpen om de gehele keten duurzamer te maken. We zijn een for-profit sociale onderneming, wat betekent dat er door elke partij winst gemaakt mag worden naast de sociale en ecologische doelstellingen.

Richtlijnen

Gezien het karakter van de competitieve markt voor zowel koffie, als ook koffiemachines, willen wij hiermee meer inzicht krijgen in de kostprijs, de keten van het maken van de machine en de duurzame aspecten die hierin verwerkt zitten. 

Na het indienen van de voorstellen zullen wij een selectie maken. Afhankelijk van deze selectie kan er gekozen worden om meer informatie aan te vragen of meteen samen om tafel te zitten. In eerste instantie zal er gekozen worden voor Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (Duurzaam inkopen), met de nadruk op beste prijs-kwaliteitverhouding (BPKV).

Aanbestedende partijen

Het collectief bestaat uit meerdere partijen en kent een constante groei. Voor deze huidige aanbesteding zijn de volgende partijen uit het collectief betrokken:

This Side Up Coffees - koffie importeur

Import van transparante koffie uit 11 landen. Zorgt gelijkwaardige handel en ondernemerschap met de koffieboeren, waarbij openheid en transparantie over kansen en risico’s centraal staat. Als resultaat is de keten 100% inzichtelijk en krijgen de boeren minstens meer 40% betaald dan de marktprijs. Dit wordt geinvesteerd in een duurzamere toekomst, op zowel ecologisch als sociaal gebied.  

Coffyn - koffiebranderij

Coffyn is maatschappelijke onderneming, koffiehuis en branderij in één met medewerkers met een afstand tot de arbeidsmarkt. Koffie wordt op ambachtelijke wijze in de eigen huisbranderij gebrand. Op deze manier krijgt de koffie een bijzondere meerwaarde: eerlijke koffie, met zorg.

Circular Coffee Collective - duurzaam advies en coördinatie

Heeft een coordinerende taak als het gaat om circulaire en sociale vraagstukken. Zorgt voor een circulaire keten door oplossingen te zoeken voor het oude “afval” door collectieven te starten en samen naar nieuwe mogelijkheden toe te werken. Doordat gelijkwaardigheid, collectiviteit en samenwerken centraal staat, is transparantie in de hele keten een minimumvereiste en wordt er zowel op ecologisch als sociaal gebied waarde toegevoegd. Dit kan door samenwerkingen op te zetten maar ook de juiste inkoop en/of aanbesteding.

procedure

Deze aanbesteding zal onderhands uitgezet worden bij een aantal partijen. Deze partijen zijn vrij om een voorstel te schrijven. Ook zijn deze partijen vrij om de aanbesteding door te sturen naar partijen die ook bij ons collectief passen. De voorstellen zullen kosteloos en digitaal gestuurd worden naar onderstaande gegevens. Het stellen van vragen kan via de mail. Deze zal zo spoedig mogelijk beantwoord worden. 

Gegadigden kunnen tot uiterlijk in onderstaande planning genoemde data hun vragen via mail indienen. Deze zullen dan binnen 2 weken beantwoord worden. Mocht een partij ook graag de antwoorden op de vragen willen ontvangen die gesteld zijn door de andere partijen dan dient dit voortijd aangegeven te worden. De gestelde vragen zullen dan geanonimiseerd worden en doorgestuurd. 

Het voorstel dient in de Nederlandse of Engelse taal ingediend te worden. Het collectief zal de voorstellen bekijken en iedere partij zal een gelijkwaardige stem hebben. 

planning

Selectiefase

  • 1 mei: publiceren aanbesteding

  • 1 mei to 16 juni: aanmeldingstermijn

  • 2 juni: uiterste datum vragen stellen

  • 16 juni, 18.00 uur: uiterste datum aanmelding

  • 23 juni: streefdatum afronding, boordeling en versturen selectie

Gunningsfase

  • 26 juni: start afspraken vastleggen

  • 30 juli: toevoegen partij aan collectief (streef: via concrete opdracht)

juridische- en Vormvereisten

Alle documentatie en informatie die in het kader van de aanbesteding verstrekt wordt, zijn vertrouwelijk. De gegadigde zal het bestaan en de inhoud van deze relatie niet aan derden bekendmaken.

Gegadigden die een klacht hebben over de procedure of deze aanbesteding kunnen contact op nemen met een van de coordinerende partijen. Zie de contactgegevens onderaan. 

Het collectief is niet verplicht te gunnen. Dit zal alleen gebeuren in het geval dat er geen gegadigde is die past binnen de wensen van het collectief. Voordat dit besloten dient te worden zal er altijd eerst een tweede ronde uitgeschreven moeten worden. 

Een onderneming mag zich maar één keer aanmelden. Wel mag een partij de aanmelding wijzigen.

duurzaamheid, openheid en kwaliteit

Omdat wij met ons concept goede kwaliteit en lekkere koffie willen aanbieden zal dat voor ons op nummer 1 staan. Daarnaast is voor ons de gelijkwaardigheid en duurzaamheid in de keten belangrijk. Wij merken dat dit ongebruikelijk is als het gaat om koffiemachines, en verwachten dan ook niet vanaf moment 1 alle openheid. Wij gaan wel een partij kiezen op de intenties om de keten en (samen met het collectief) ook de koffieketen socialer, circularder en duurzamer te maken. 

In het voorstel zien wij graag zoveel openheid terug als mogelijk. Denk bijvoorbeeld aan de achtergrond van het bedrijf, de mensen, de producten en het milieu of MVO beleid. Ook op het gebied van de prijs zijn wij als collectief erg open. Wij zoeken een partij die met ons hierin mee wil gaan. Wat kan je hier nu over zeggen, of wat kan je alvast toezeggen voor als wij straks gaan samenwerken?

Net als met onze klanten willen wij met en in het collectief ook kijken waar wij samen meer mogelijkheden zien om circulairder en duurzamer te zijn. De commitment kan ook nu afgegeven worden (op bijvoorbeeld specifieke projecten of ideeën) en later met ons worden uitgevoerd. Zo werken wij samen naar het meest circulaire en sociale koffie concept van Nederland toe!

Omdat ons collectief een sociaal en duurzaam concept levert is de vraag naar kwaliteit hoog. Ze willen weten hoe lang de machines meegaan, waar de machines gemaakt worden en waar (de meeste) onderdelen vandaan komen.  

Daarnaast is er soms de vraag of er een mogelijkheid is gebruikte machines te kopen/huren en wat de onderhoudskosten zijn. Wij zouden dit een interessante optie vinden voor sommige (wat kleinere) partijen. In het voorstel zouden wij graag terugzien of dit mogelijk is en zo ja onder welke voorwaarde. 

Naast de kwaliteit van de machine is voor ons de kwaliteit van de smaak van de koffie (en melk gerelateerde producten) erg belangrijk. Wij zijn trots op ons product en zouden graag ook trots zijn op het product als het uit een machine komt. De kwaliteit van machines is verschillend. Wij zouden graag willen weten wat er mogelijk is om de smaak zo optimaal mogelijk te krijgen. Denk bijvoorbeeld aan warmte van het water, doorlooptijd van de koffie, aantal gram, zuivering etc. We snappen dat dit per machine kan verschillen, en zouden dan graag per verschillende machines willen lezen wat er mogelijk is. 

Na de eerste ronde zouden wij graag de koffie proeven, naast meer specifiekere afspraken maken op het gebied van een Service Level agreement. 

de machines

Onze klanten vragen altijd om een koffiemachine, echter pas bij het uitleggen wat er mogelijk is wordt er echt nagedacht. Wij zouden dit voor hen willen doen en dan ook van de partij die de machines gaat leveren vragen hier een voorstel voor te doen of brochures aan te leveren. Het betreft machines binnen het lage, midden en hoge segment.

Wij zouden graag meer willen weten over de volgende punten van de machines:

  • De grootte van het apparaat 

  • Het aantal kopjes dat gezet kan worden (en daarmee de verwachte levensduur)

  • De koeling van de melk (de graden en het aantal liter)

  • Betaalmogelijkheden op de machine

  • Hoeveel verschillende soorten koffie bonen (en malers) de machine kan hebben

  • Mogelijkheden met betrekking tot de koffieprut

  • Kleuren en scherm mogelijkheden

  • Hygiene en reiniging

  • Richtlijnen voor kosten voor verkoop en kosten voor lease

Aanvullende informatie, risico’s en aansprakelijkheid

Omdat wij in het collectief snel willen groeien is het voor ons van belang dat er een stabiel bedrijf aansluit. Omdat machines vaak op lang lopende contracten worden geleverd, willen wij er zeker van zijn dat een partij waar wij mee in zee gaan dit ook kan waarmaken. Heeft u een jaarverslag beschikbaar? Dan vragen wij u dit met ons te delen.

Het risico ligt voor de meeste gevallen bij de klanten die bij ons de machines en de koffie afnemen. Maar het kan zo zijn dat ze ons aansprakelijk stellen. Daarom willen wij graag weten wat de verzekering dekt.  Als wij als collectief samen een machine en koffie leveren, wat is dan gedekt door jullie eigen verzekering en wat niet? Wij vragen te specificeren wat van toepassing is op dit concept. 

Wij zouden na akkoord van de klant binnen 6 weken willen leveren. Dit houdt in dat de machine er moet staan, getest is en afgesteld op de eisen van de klant. 

Graag ontvangen wij bij de aanvraag een contactpersoon voor vragen vanuit onze kant. Daarnaast de standaard gegevens van het bedrijf.

Contactgegevens

Maarten van Keulen
maarten@circularcoffeecollective.com

Koen Hobelman
koen@thecoffeesource.com

Maarten Calen
mcalen@pluryn.nl